Jurnal Health Sains: p�ISSN: 2723-4339 e-ISSN: 2548-1398�����

Vol. 2, No. 9, September 2021

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT UMUM PROKLAMASI KARAWANG

Salma Riyadhul Jannah, Dina Sonia, Falaah Abdussalaam

Politeknik Piksi Ganesha Bandung Jawa Barat, Indonesia

Email: [email protected], [email protected], [email protected]

INFO ARTIKEL	ABSTRAK
Diterima 5 September 2021 Direvisi 15 September 2021 Disetujui 25 September 2021	Rumah sakit merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat. Dalam melaksanakan tugasnya rumah sakit melakukan pencatatan dan pelporan kesehatan pasien. Pencatatan dan pelaporan pasien dapat dilihat dari berkas rekam medis. Rekam medis pada rumah sakit wajib disimpan dalam jangka waktu lima tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas waktu penyimpanan dilampaui maka rekam medis dapat diretensi atau dimusnahkan. Retensi rekam medis yaitu suatu kegiatan untuk memisahkan antara rekam medis aktif dan inaktif yang bertujuan untuk mengurangi beban rak penyimpanan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi retensi rekam medis pasien rawat jalan menggunakan Microsoft visual studio 2010 di Rumah Sakit Umum Proklamasi Karawang. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ditemukan masalah yaitu sistem retensi masih manual dan belum sepenuhnya komputerisasi, dengan cara memilah berkas rekam medis satu persatu untuk memisahkan antara berkas yang masih aktif dan inaktif mengakibatkan pengerjaan menjadi lama. Sehingga diperlukan adanya sistem informasi retensi untuk mempercepat kegiatan pemusnahan berkas rekam medis. Metode perancangan menggunakan metode waterfall. Tahapan metode adalah Perencanaan, Analisis, Perancangan, Implementasi, Pemeliharaan Sistem. Sistem informasi retensi rekam medis yang telah dibuat, dapat disimpulkan bahwa sistem tersebut dapat memudahkan petugas dalam melakukan kegiatan pemusnahan berkas rekam medis agar lebih efektif dan efisien. ABSTRACT The hospital is a health service facility that organizes public health efforts. In carrying out its duties, the hospital records and reports patient health. Recording and reporting of patients can be seen from the medical record file. After the storage time limit is exceeded, the medical record can be retained or destroyed. Medical record retention is an activity to separate active and inactive medical records which aims to reduce the burden of storage racks. This study aims to design an outpatient medical record retention information system using Microsoft Visual Studio 2010 at the Proklamasi Hospital Karawang. Based on the research conducted, a problem was found, namely the retention system is still manual and not fully computerized, by sorting the medical record files one by one to separate between active and inactive files resulting in a long process. So it is necessary to have a retention information system to accelerate the destruction of medical record files. The design method uses the waterfall method. The method stages are Planning, Analysis, Design, Implementation, maintenance. The medical record retention information system that has been created, it can be concluded that the system can facilitate officers in carrying out medical record file destruction activities to be more effective and efficient.
Kata Kunci: perancangan; sistem informasi; retensi; rawat jalan; microsoft visual studio 2010 Keywords: design; information system; retention, outpatient; microsoft visual studio 2010

Pendahuluan

Pelayanan kesehatan merupakan salah satu hak mendasar masyarakat yang penyediaannya wajib diselenggarakan oleh pemerintah, sebagaimana telah disebutkan dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 28 H ayat (1) �Setiap orang berhak hidup sejahtera lahir dan batin, bertempat tinggal, dan mendapatkan lingkungan hidup yang baik dan sehat serta berhak memperoleh pelayanan kesehatan�. Salah satu bentuk fasilitas pelayanan kesehatan untuk masyarakat yang diselnggarakan oleh pemerintah yaitu rumah sakit (Lestari et al., 2018).

Menurut PERMENKES atau Keputusan Menteri Kesehatan RI No.340/MENKES/PER/III/2010, rumah sakit adalah sebuah instansi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna dan menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan rawat gawat darurat (Rumpf, 1990).

Agar penyelenggaraan pelayanan kesehatan dapat mencapai tujuan yang diinginkan maka pelayanan harus tersedia dan berkesinambungan, dapat diterima dan wajar, mudah dijangkau serta bermutu. Seluruh proses pelayanan kesehatan akan berjalan dengan baik apabila didukung dengan pelayanan yang baik pula, salah satu jenis pelayanan kesehatan adalah pelayanan rekam medis (Azzahra & Mufidi, 2021).

Rekam medis adalah catatan medis tentang bagaimana pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien selama masa perawatan. Menurut PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan kepada pasien (Depkes, 2008).

Seiring berjalannya waktu, pasien yang berobat ke rumah sakit semakin bertambah begitupun dengan berkas rekam medis tersebut akan semakin banyak. Berkas rekam medis pada ruang penyimpanan tidak selamanya akan disimpan, dikarenakan jumlah berkas rekam medis akan memenuhi ruang penyimpanan sehingga ruangan tidak akan cukup lagi untuk menyimpan berkas rekam medis yang baru. Agar ruang penyimpanan tetap efektif maka rumah sakit melakukan kegiatan retensi atau penyusutan berkas rekam medis yang sudah tidak terpakai (Puspitasari et al., 2017).

Retensi atau penyusutan merupakan kegiatan memisahkan antara rekam medis aktif dan rekam medis inaktif, serta pengurangan jumlah formulir yang terdapat didalam berkas rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir seperti ringkasan masuk dan keluar, resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir dan hidup, lembar persetujuan dan lemar kematian (Johan, 2016). Menurut Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995, berkas rekam medis dinyatakan tidak aktif atau inaktif apabila selama 5 (lima) tahun terakhir dihitung sejak tanggal terakhir berobat berkas rekam medis tersebut tidak digunakan lagi atau 5 (lima) tahun setelah meninggal dunia (DepKes, 2006).

Di Rumah Sakit Umum Proklamasi Karawang masih ditemukan beberapa kendala yaitu terjadinya penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan dan kegiatan retensi masih dilakukan dengan cara manual. Manual yang dilakukan yaitu dengan cara memilah berkas rekam medis satu persatu untuk memisahkan antara berkas yang masih aktif dan berkas yang sudah inaktif. Setelah semua dipilah, selanjutnya data berkas rekam medis tersebut diinput secara manual satu persatu ke komputer.

Sejalan dengan berkembangnya zaman, manusia dituntut agar terus berkarya. Teknologi dalam pengolahan rekam medis saat ini diperlukan yaitu berupa sebuah sistem informasi guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan rekam medis di rumah sakit (Kasemin, 2016).

Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi retensi rekam medis pasien rawat jalan menggunakan Microsoft visual studio 2010 di Rumah Sakit Umum Proklamasi Karawang.

Metode Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Metode ini digunakan untuk penelitian pada kondisi objektif yang alamiah dimana peneliti adalah instrumen kunci, teknik penelitiannya lebih menekankan pada makna daripada generalisasi. (Sugiyono, 2008).

A. Teknik pengumpulan data yang digunakan

1. Observasi

Penelitian dilakukan secara langsung di Rumah Sakit Umum Proklamasi Karawanng, dengan objek penelitian pelaksanaan retensi rekam medis inaktif, hal yang diamati meliputi kebijakan dan prosedur pelaksanaan retensi rekam medis inaktif, tata cara pemilihan rekam medis inaktif, sumber data retensi, dokumen pendukung catatan kegiatan retensi, dan SOP pelaksanaan retensi di Rumah Sakit Umum Proklamasi Karawang.

2. Wawancara

Selain melakukan pengamatan, melakukan wawancara dengan petugas rekam medis untuk mendapatkan data yang tidak didapatkan melalui teknik observasi. Serta menyiapkan daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada petugas rekam medis untuk mengidentifikasi kebijakan dan prosedur retensi rekam medis inaktif dan SOP tentang retensi rekam medis inaktif.

B. Model Perancangan

Metode Waterfall, model waterfall atau model air terjun merupakan suatu model pengembangan secara sekuensial. Model waterfall bersifat sistematis dan berurutan dalam membangun sebuah perangkat lunak. Proses pembuatannya mengikuti alur dari mulai analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan. (Muarie, 2015)

Gambar 1

Metode Waterfall

Hasil dan Pembahasan

A. Analisis iSistem iBerjalan

Proses iretensi iatau ipenyusutan iberkas irekam imedis imasih idilakukan isecara imanual. Berkas irekam imedis iyang iakan idimusnahkan idibuatkan idaftar inomor irekam imedis idan inama ipasien ioleh itim ipemusnahan iberkas irekam imedis. Setelah idibuatkan idaftarnya idikasihkan ikepada ipetugas, ilalu ipetugas imencari idengan icara imelihat isatu ipersatu iberkas iberdasarkan itanggal ikunjungan iterakhir. Setelah idilihat iberdasarkan ikunjungan iterakhirnya, iapabila iberkas iitu isudah itidak iaktif imaka idipisahkan idari irak ipenyimpanan. Setelah iitu iberkas irekam imedis iyang itidak idimusnahkan iseperti icatatan imasuk idan ikeluar ipasien, iresume, ilaporan ioperasi, iidentitasi ibayi ilahir idan ihidup, idan isurat iketerangan ikematian, idiscan ioleh ipetugas. Buat ilaporan ikepada idirektur imelalui ikepala ibagian ipenunjang imedis itentang iberkas irekam imedis inon iaktif iyang iharus idimusnahkan.

B. Flowmap iSistem iyang iakan iBerjalan

Untuk imenggambarkan ibagaimana ialiran idata iyang iterjadi ipada isistem iinformasi iretensi irekam imedis irawat ijalan iditunjukkan ipada igambar iflowmap idibawah iini:

Gambar 2

Flowmap Sistem Yang Akan Berjalan

C. Diagram iKonteks

Diagram iKonteks iadalah ibagian ilevel idari iData iFlow iDiagram iyang idigunakan iuntuk imenetapkan ikonteks iserta ibatasan isistem iyang iada ipada isebuah ipermodelan (Jatnika, 2013).

Gambar 3

Diagram Konteks

D. Data iFlow iDiagram iLevel i0

Data iFlow iDiagram iatau iDFD iadalah isuatu imetode iuntuk imembuat isuatu iperancangan isistem iyang iberorientasi ipada ialur idata iyang ibergerak ipada isebuah isistem ilainnya (Sutabri, 2019).

Gambar 4

DFD Level 0

E. Entity iRelationship idiagram i(ERD)

Menurut (Brady & Loonam, 2010) iEntity iRelationship idiagram i(ERD) iadalah isuatu iteknik iyang idigunakan iuntuk imemodelkan isuatu ikebutuhan idata idari isebuah iorganisasi, ibiasanya ioleh iSistem iAnalisis idalam itahap ianalisis iini imerupakan ipersyaratan iproyek iuntuk ipengembangan isuatu isistem (Jatnika, 2013).

Gambar 5

Entity Relationship Diagram

F. Spesifikasi iBasis iData

Database iyang idigunakan idalam ipembuatan isistem iini imenggunakan iMicrosoft iAccess. iPada irancangan ibasis idata isistem iinformasi iretensi irekam imedis iterdiri idari ibeberapa itabel iyaitu itabel iuser, itabel ipasien, itabel idokter, itabel irekam imedis, itabel ilaporan irekam imedis iaktif iinaktif idan itabel iberita iacara iretensi.

1. Tabel User

Nama Tabel������� : tb_user

Isi���������������������� : data iuser

Primary Key������ :Id_Pengguna

Tabel 1

Tabel User

No	Field Name	Data Type	Field Size	Keterangan
1	Id_Pengguna	Short iText	10	Primary Key
2	Nama_Pengguna	Short iText	20	-
3	Hak_Akses	Short iText	20	-
4	Kata_Sandi	Short iText	10	-

2. Tabel Pasien

Nama Tabel������� : tb_pasien

Isi���������������������� : data pasien

Primary Key������ : Nomor_RM

Tabel 2

Tabel Data Pasien

No	Field Name	Data Type	Field Size	Keterangan
1	Nomor_RM	Short iText	6	Primary Key
2	Nama_Pasien	Short iText	100	-
3	Jenis_Kelamin	Short iText	15	-
4	Tanggal_Lahir	Short iText	10	-
5	Alamat	Short iText	200	-
6	Nama_Dokter	Short iText	50	-
7	Kunjungan_Terakhir	Short iText	50	-
8	Status_RM	Short iText	10	-

3. Tabel Dokter

Nama Tabel������� : tb_dokter

Isi���������������������� : data dokter

Primary Key������ : ID_Dokter

No	Field Name	Data Type	Field Size	Keterangan
1	ID_Dokter	Short iText	10	Primary Key
2	Nama_Dokter	Short iText	100	-
3	Jenis_Kelamin	Short iText	15	-
4	Spesialis	Short iText	10	-
5	Alamat	Short iText	200	-
6	No_Telepon	Short iText	50	-

4. Tabel Rekam Medis

Nama Tabel ������ : tb_rajal

Isi���������� ���������� ��: data irekam imedis

Primary Key������ : Nomor_RM

Tabel 4

Tabel Data Rekam Medis

No	Field Name	Data Type	Field Size	Keterangan
1	Nomor_RM	Short Text	6	-
2	Nama_Pasien	Short Text	100	-
3	Jenis_Kelamin	Short Text	15	-
4	Usia	Short Text	10	-
5	Alamat	Short Text	200	-
6	Pekerjaan	Short Text	20	-
7	Agama	Short Text	10	-
8	Status_Perkawinan	Short Text	20	-
9	Asuransi	Short Text	20	-
10	No_Telepon	Short Text	20	-
11	Tanggal_Berobat	Date/Time	20	-

5. Nama Tabel : tb_berita

Isi���������� � ���: data berita acara

Primary Key : No_Berita_Acara

No	Field Name	Data Type	Field Size	Keterangan
1	No_Berita_Acara	Short Text	10	Primary Key
2	Jumlah_RM	Short Text	10	-
3	Kunjungan_Terakhir	Short Text	15	-
4	Tanggal_Pelaksanaan	Date/Time	15	-

G. Implementasi Sistem

Pembuatan program masih memiliki kekurangan, yaitu nomor Rekam Medis tidak muncul secara otomatis. Karena program ini belum terintegrasi dengan SIMRS Rumah Sakit Umum Proklamasi Karawang. Berikut penjelasan program:

1. Form Log in

Gambar 6

Form Log in

2. Form Menu Utama

Gambar 7

Form Menu Utama

3. Form Data Pengguna

Gambar 8

Form Data Pengguna

4. Form Data Pasien

Gambar 9

Form Data Pasien

5. Form Data Dokter

Gambar 10

Form Data Dokter

6. Form Data Retensi

Gambar 11

Form Data Retensi

7. Form Data Laporan

Gambar 12

Form Data Laporan

8. Form Data Laporan Berita Acara

Gambar 13

Form Data Laporan Berita Acara

Berikut ini merupakan contoh output yang dihasilkan dari program yang telah dibuat:

1. Laporan Data Berkas Rekam Medis Aktif Rawat Jalan

Gambar 14

Laporan Data Berkas Rekam Medis Aktif Rawat Jalan

2. Laporan Data Berkas Rekam Medis InAktif Rawat Jalan

Gambar 15

Laporan Data Berkas Rekam Medis InAktif Rawat Jalan

3. Laporan Data Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Per Dokter

Gambar 15

Laporan Data Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Per Dokter

4. Laporan Data Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Per Periode

Gambar 16

Laporan Data Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Per Periode

5. Laporan Data Berita Acara

Gambar 17

Laporan Data Berita Acara

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi retensi rekam medis di Rumah Sakit Umum Proklamasi Karawang masih dilakukan secara manual dan belum sepenuhnya komputerisasi, hal ini menyebabkan penumpukan berkas rekam medis di rak penyimpanan. Rekam medis yang telah diretensi sementara disimpan diruang penyimpanan, sehingga rekam medis berserakan dan nomor rekam medis tidak beruturan mengakibatkan pekerjaan semakin memerlukan waktu yang lama.

Untuk itu perlu dibuatkannya suatu program sistem informasi retensi rekam medis, perancangan sistem ini diharapkan dapat membuat proses retensi rekam medis menjadi lebih efektif dan efisien.

BIBLIOGRAFI

Azzahra, S. A. N., & Mufidi, M. F. (2021). Tanggung Jawab Petugas Kesehatan Terhadap Kerahasiaan Dokumen Pasien Dalam Melakukan Pelayanan Medis Ditinjau Dari Uu No. 44 Thn 2009. Dihubungkan Dengan Permenkes No. 269/Menkes/Per/Iii/2008 Tentang Rekam Medis. Google Scholar

Brady, M., & Loonam, J. (2010). Exploring The Use Of Entity‐Relationship Diagramming As A Technique To Support Grounded Theory Inquiry. Qualitative Research In Organizations And Management: An International Journal. Google Scholar

Depkes, R. I. (2008). Keputusan Menteri Kesehatan Ri No. 829/Menkes. Sk/Iv/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Di Rumah Sakit. Www. Depkes. Go. Id. Google Scholar

Depkes, R. I. (2006). Pedoman Penggunaan Obat Bebas Dan Bebas Terbatas. Jakarta, Direktorat Bina Farmasi Komunitas Dan Klinik, Ditjen Bina Kefarmasian Dan Alat Kesehatan, Departemen Kesehatan Ri. Google Scholar

Jatnika, H. (2013). Pengantar Sistem Basis Data Memahami Konsep Dasar & Tuntunan Praktis Perancangan Database. Yogyakarta: Andi. Google Scholar

Johan, A. (2016). Pengaruh Ekstrak Annona Muricata Linn Terhadap Sel Limfosit Dan Ekspresi Cox-2pada Adenokarsinoma Mamma. Jurnal Ilmu Keperawatan Dan Kebidanan, 8(4). Google Scholar

Kasemin, H. K. (2016). Agresi Perkembangan Teknologi Informasi. Prenada Media. Google Scholar

Lestari, T. W., Nurhayati, N., Delima, D., Opitasari, C., & Siswoyo, H. (2018). Gambaran Tingkat Kepuasan Pasien Pada Pelayanan Kesehatan Dengan Jamu Di Rumah Riset Jamu Hortus Medicus Tawangmangu. Jurnal Penelitian Dan Pengembangan Pelayanan Kesehatan, 81�86. Google Scholar

Muarie, M. S. (2015). Rancang Bangun Sistem Ujian Online Pada Smp Negeri 8 Sekayu. Jurnal Tips: Jurnal Teknologi Informasi Dan Komputer Politeknik Sekayu, 2(1), 28�40. Google Scholar

Puspitasari, E., Nurjayanti, D., & Trihandoko, N. (2017). Perancangan Desain Formulir Rekam Medis Pasien Rawatjalan Poliklinikumum Di Puskesmas Kaumankabupaten Ponorogo. Global Health Science (Ghs), 2(2). Google Scholar

Rumpf, H. (1990). The Characteristics Of Systems And Their Changes Of State Disperse. Part. Technol., Chapman And Hall, 8�54. Google Scholar

Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Pendidikan:(Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif Dan R & D). Alfabeta. Google Scholar

Sutabri, T. (2019). Sistem Informasi Manajemen. Google Scholar

Copyright holder:

Salma Riyadhul Jannah, Dina Sonia, Falaah Abdussalaam (2021)

First publication right:

Jurnal Health Sains

This article is licensed under: